さまざまな企業がDX化（デジタルトランスフォーメーション化）を導入していますが、あなたの会社ではいかがでしょうか。iPaaSやRPAといった自動化のツールも1度は耳にしたこともあるかもしれません。
ということで今回は、“自動化”という大きなくくりで見ていき、どのような業務が自動化できるのか？そしてそれがどのような結果を生むのか？これについてお話していきたいと思います。
自動化について
ビジネスプロセスオートメーション（BPA）つまり業務の自動化は、単純な業務効率化やコスト削減というメリットだけでなく、事業拡大にも貢献します。
また、自動化に企業の規模（大・中・小）はあまり関係ありませんが、競合よりもトレンドをいち早く取り入れるという点では、中小企業にとって特に有益といえるかもしれません。
ただ、問題もあります。そんな中小企業にとって効果的な自動化ですが現在、市場に出回っている自動化技術のほとんどが、中規模以上の企業を対象としています。
なぜ業務を自動化する必要があるのか？
自動化は、1913年にテクノロジーを使って商業プロセスを自動化することで普及しました。組立ラインにおいては、自動車の製造に12時間以上プロセスを2時間半以下に短縮。
今日、自動化のソフトウェアやアプリケーションは、現代のビジネス需要に対して同じことを行い、開発や展開にかかる時間を数時間～数か月単位にまで短縮しています。
自動化のソフトウェアやアプリケーションを活用して、複雑な業務を簡素化し、スピードアップすると同時に、プロセスのすべての段階で完全な透明性とコントロールを提供することで、重要なことに集中できるようになるのです。
自動化できる業務の例
1.採用プロセス
新入社員の選抜は、求人広告やターゲットとなる求職者の募集から始まり、最終的にはその人が完全に入社するまでの複数のステップで行われます。多くの段階を自動化することで、採用プロセス全体をよりわかりやすく、時間のかからないものにすることができます。
採用プロセスを自動化するためには、人事管理システム（英：HRMS Human Resource Management System）が有効。このソリューションは、採用管理もプロセスを自動化する、より広範囲な機能の一部です。求人広告作成の時間を短縮したり、応募者とのやり取りを自動化することが可能です。
人事管理システムは、採用業務全体の改善に繋がります。その結果、企業の評価が高まり、優れた人材を採用することができるようになります。
2.社員の状況の把握
社員のパフォーマンスを評価する人事部門は、データを使って各社員の職務を追跡し、すぐに使えるレポートを上司や幹部に提供することができます。例えば、過去90日間で倉庫内の社員の離職率が大幅に上昇した場合、人事ツールを使ってその原因を突き止め、今後の採用選考に役立てることができます。
3.ファイルの転送
ファイルやデータの転送も昔に比べると、だいぶ便利になったといえます。しかし、すべてのファイル転送システムが期待通りに機能するわけではありません。例えば、DropboxのようなサービスやGoogle Docsのようなプラットフォームを利用する場合、それなりの問題があります。
企業は、社内はもちろん、顧客やビジネスパートナー、その他の関係者との間で、自動化によるファイルの保存や交換を効率的に行うことができます。
ファイルは、自動化されたFTP（File Transfer Protocol）およびSFTP（File Transfer Protocol）ソフトウェアソリューションを使用してサーバーに移動されます。ユーザーは、FTP/SFTPのダウンロードを手配したり、1つまたは複数のファイルをアップロードすることができ、専門家の助けを借りる必要はありません。
4.レポートの作成と配布
レポートの作成と配布を自動化することで、スプレッドシートやレポートに基づいて日常業務を行っている企業は、時間、コスト、労力を削減することができます。企業はソフトウェアを利用して、これらのデータを毎日または毎週自動的に送信することができ、受信者は過去のデータを評価し、将来のパフォーマンスを予測して、可能な限り最善の選択をすることができます。
このソフトウェアでは、あらかじめ設定された間隔（毎週末や四半期末など）で自動レポートを作成することができます。また、製造現場でのバックログや物流センターでの商品不足などのトラブルが発生した場合にも、対応したレポートを作成することができます。
従業員は、自分の仕事を達成するために必要なレポートが与えられていれば、自分の部署や会社全体に利益をもたらす選択をすることができますし、ほとんど仕事をする必要もありません。その結果、マネージャーやスーパーバイザーは、中核的なプロジェクトに時間を割くことができるようになります。
5.自動メール
多くの社員は、1日に何通ものメールを受信し、整理し、返信していますが、その多くはあまり重要ではないものがほとんどではないでしょうか。電子メールの自動化は、多くの企業にとって、”従業員の生産性が2倍になったら、どれだけ多くのことができるだろうか？”という悩みを解決するのに1番の近道かもしれません。
受信箱に届いたメッセージをすべて手作業で処理するのではなく、自動化を利用して日々のメールの山を整理し、一部のメッセージには自動返信を送り、その他のメッセージは特定のフォルダに振り分けて後で整理や返信をする、というプロセスが可能になります。
受信トレイを自動化することで、重要なメッセージをより迅速かつ効率的に確認し、返信できるようにすることができます。
6.会計業務
会計処理は、多くの手作業を必要とする作業です。会計処理の一部またはその全てを自動化することで、時間を短縮し、ミスを減らし、他の業務に集中できるようになります。
例えば、買掛金を例に挙げてみましょう。あるアドバイザーによると、買掛金の処理をいまだに手作業で行っている企業の55％は、請求書の処理と支払いに自動化されたシステムを活用することで、時間とコストを削減しているといいます。
また、自動化されたシステムでは、データの不正確性を低減し、不正行為を防止することができます。
このように、買掛金管理システムを導入することで、大きなメリットがあります。このシステムは、請求書の作成、承認、支払いなどのプロセスを自動化することで、作業時間を短縮。このような業務を行うためのシステムを導入することで、これらの業務や関連するワークフローを効率化することができるのです。
7.会議
カレンダーの管理、会議のスケジューリング、イベントの詳細情報の記録など、これまではすべて手作業で行っていました。しかし、さまざまな自動化技術を活用することで、社内や顧客との会議をより快適に行うことができます。
日本では、まだ聞きなれないかもしれませんが、会議自動化プラットフォーム（MAP）は、会議の前に行う計画、会議の最中の管理、会議後の分析とフォロワーアップなどのアークフローを自動化できるシステムです。企業のニーズに応じて規模を拡大または縮小するために使用することができます。
8.コミュニケーション
チームメンバーや顧客、ビジネスパートナーに重要な情報を伝えることは非常に大切ですが、全員にメールやテキスト、電話で情報を伝えるのはとても非効率ではないでしょうか。
ここに自動化を取り入れてみましょう。例えば、営業チームは、ミーティングのリマインダーを繰り返し設定することで、自分でリマインダーを送らなくても、近日中に開催されるイベントの通知を受け取ることができます。
会議の場合、招待状はカレンダーに表示され、参加者は承認または拒否し、会議の主催者は次のイベントの参加者リストを手に入れることができます。
自動化のメリット
1.時間の節約
手作業は時間がかかるばかりでなく、ヒューマンエラーも付き物です。単純な作業を自動化することにより、会社にとって重要な業務に時間を割くことが可能になります。結果として、社員のモチベーションを高めることになり、顧客体験の向上にもつながるといえるでしょう。
2.ITメトリクスの可視化
会社が長期的に成功するためには、綿密な計画を立てて実行することが不可欠です。競合に勝つためには、プロジェクトの継続的な管理、評価、修正が必要ですが、これらはすべて、迅速で信頼性の高いビジネスデータが必要になります。
これからを自動化することで、明確に定義されたワークフローによって導かれ、すべてがスムーズに実行することが可能に。また、正確な測定のための三位一体のニーズは、自動化によってもたらされます。
3.オペレーショナル・エフェクティブネス（基幹業務の有効性）の向上
定義によれば効率とは、タスクを達成したり、目標を達成したりするために、時間、労力、お金がどれだけうまく使われているかを意味します。
プロセスの自動化は、タスクにかかる時間、タスクを完了するために必要な労力、そしてタスクを適切に達成するためのコストを削減します。
また、システムがスムーズかつ効率的に機能することを可能にし、エラーが回避され、ベスト・プラクティスが一貫して使用されることを保証します。
4.信頼性とガバナンス
自動化されたプロセスは一貫性があるため、ビジネスの運営、顧客への信頼性の高いプロセスを提供することができ、競合よりも優位に立つことができます。ワークフローの自動化による信頼性は、重要なコーポレート・ガバナンス（企業統治）のプロセスが100％の確率で実行され、法律に準拠することを保証します。
5.品質と一貫性
高品質な商品やサービスを継続的に提供することで、お客様に喜んでいただき、より長くお付き合いいただくことができます。
・品質
自動化することで、それぞれの作業が同じように行われ、高品質で安定した結果が得られます。
・一貫性
例えば、カスタマーサービスのフォローアップ手順を自動化すれば、消費者は毎回同じレベルのサポートを貴社から受けることができます。品質と一貫性が保証され、時間と効率の面でもメリットがあるため、生産時間とコストをほとんど増やさずに、より高品質で多機能な製品の設計をすることが可能になります。
まとめ
自動化（ビジネスプロセスオートメーション）とは、テクノロジーを利用して、日々の業務から手作業を排除することです。雇用、メール管理、会計など、企業のサービスのほぼすべての面で、自動化の恩恵を受けることができます。
また、自動化することで、手続きを簡素化し、最適化することができます。簡単に言えば、最終的な目標は、人間の仕事を置き換えるのではなく、補完することであり、さまざまな業務のプロセス全体を改善する方法であるということです。
最後までお読みいただき、ありがとうございました！NADJAでは、データ連携・業務効率化の導入支援を行っております。ご相談はお気軽にお問い合わせください。
他にもmake(integromat)の使い方をまとめたブログがありますので参考にしてください。
