企業からBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業務などを請け負っている株式会社エージェントこころ様は、さまざまなツールの利用で生じた業務の煩雑さを改善したいと、NADJAに依頼されました。そこで、NADJAはアプリ「make.com」の導入を支援。当時、業務改善を担当し、現在はグループ会社の株式会社きらり.コーポレーション様でも運用を続けている中島豪志様に、その経緯や効果を伺いました。
できる限りコストを抑えつつ業務効率化を目指す
――NADJAに依頼をされた当時、どんな課題を抱えていましたか？
中島：当社は、BPO業務やコールセンター業務などを請け負っています。お客様ごとにご要望に応じてメールや、ChatworkやSlackなどのアプリを使い分けているため、業務中は複数のツールをチェックしなければならず、効率の悪さを感じていました。しかし、業務効率化のノウハウが社内になく、困っていたところ、当社の塚本薫氏（株式会社きらり.コーポレーション代表取締役、株式会社エージェントこころ代表取締役）がNADJA代表取締役の濱口雄太氏と知り合い、相談したのをきっかけにNADJAさんに業務効率化を依頼することとなりました。
――依頼する際に、特に重視した点はありますか？
中島：大企業であれば、外部にシステム開発を依頼し、完成品を買い取ることができるでしょう。しかし、中小企業はかけられる費用に限りがあります。濱口さんに相談したところ、コストを抑えるために当社でのアプリ開発と、NADJAさんによるサポートを提案してくれました。当社の事情に合わせた融通の利く提案をしてくれたので、非常にうれしく感じました。
――現状の課題を教えてください。
中島：今当社が抱えている課題は、行政に提出する資料づくりです。株式会社きらり.コーポレーションでは少子化対策や女性の就労支援など地域や社会の課題解決のため、行政からセミナーなどの事業を受託しています。行政に提出する資料はクラウド上にアップできないため、社内のクラウド上で作成した資料を提出用につくり変えるとレイアウトが崩れてしまい、修正に手間がかかります。より効率的に仕事を進めるために、何とか改善を図っていきたいと考えておりました。
豊富な知識量とわかりやすい説明で充実した研修
――業務改善はどのように進みましたか？
中島：NADJAさんが紹介してくれたアプリ「make.com」は、複数のツールをつなげるシステムでした。例えば、お客様からメールが届いたら「make.com」が内容を確認し担当者ごとに振り分け、そのうえで担当者に着信を知らせます。ChatworkでもSlackでも同様の操作が行われるため、着信があった時だけチェックをすれば済むうえ、共有の連絡先に連絡が来た場合でも自分宛の連絡を見逃さずに済みます。
このアプリを当社向けにカスタマイズするための研修は2週間に1回、2ヶ月間開催。私のほかに業務で複数のツールを利用している社員が参加しました。1回目の研修ではアプリの操作方法を学び、2回目から実際にアプリづくりを始めました。私はexcelやパワーポイントは使っていますが、プログラミングを学んだ経験はありません。しかし、「make.com」はプログラミングの知識が必要なく、ノーコードでつくれるので安心しました。
――研修内容はいかがでしたか？
中島：研修の講師は濱口さんともう一人おり、こちらがどんな質問をしても必ず答えてくれるので、豊富な知識量には驚きました。私たちにプログラミングの知識がないことを踏まえ、「excelの関数で例えると〜」と言い換えるなどわかりやすく説明してくれたのもありがたかったですね。
印象的だったのは、私たちに考える機会をくれたこと。アプリづくりに迷っても、答えを教えるのではなくヒントをくれるので、自分たちで試行錯誤しながらゴールに向かうことができました。おかげで研修が終わった後は、多少のトラブルが起きても自分で解決できるという自信が生まれました。
――NADJAの対応や提案に対し、気になる点や不満はありましたか？
中島：あえて注文をつけるとすると、もっと研修で基礎を学びたかったですね。最初にある程度基礎を学んだら、あとは実際に手を動かしながら学んでいくタイプの研修でしたが、私はしっかり基礎を学びたいタイプなので、これは性格の違いかもしれません。
自社だけでは導入できなかったアプリが導入できた
――アプリの完成により、業務にどのような効果が生まれましたか？
中島：アプリが完成し、業務に関わる社員に披露すると「便利」「楽になった」という声が上がりました。今までは届いたメールを見落としてしまい、お客様への連絡が遅れてしまいご迷惑をおかけしたケースがありましたが、アプリが着信を教えてくれるので見落としがなくなり、サービスの質が向上しました。複数のツールを確認しなければならない手間が減り、私自身、ストレスが減りましたし、業務が効率化されたことで残業も削減できたと思います。
NADJAさんに相談した時に抱えていた課題がすべて解決され、期待通りでした。今振り返っても、かゆいところに手が届くような研修をしてくれましたし、本当に満足度は高いですね。「make.com」は英語バージョンしかないため、当社だけで導入することは不可能だったと思うので、頼んでよかったです。
――中島さん、お忙しい中インタビューにお答えいただきありがとうございました。
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