新型コロナウイルス感染症の流行により、経済的に苦境に陥った中小企業に対し、給付金や補助金の申請代行を行っていたタッチアップ行政書士事務所の八巻和紀様(現・ピンチヒッター行政書士事務所代表)。
オンラインでの面談が増え業務が煩雑になる中で、効率化をNADJAに依頼されました。
効率化の経緯からアプリ導入で生まれた効果などをお聞きしました。
現状を伝えると即座に業務改善策を提案
――NADJAに仕事を依頼したきっかけを教えてください。
新型コロナウイルス感染症の流行がきっかけです。
それまでは事務所近隣のお客様が中心でしたが、給付金や補助金の申請代行をメインにした経緯もあり、全国から依頼が来るようになりました。
コロナ禍で対面での打ち合わせはできず、当然ウェブ会議ツールを使います。
お客様から連絡をいただいたら、面談の候補日を伝え、日程が決まればウェブ会議ツール「Zoom」のアドレスを送り、同時に私のカレンダーにも予定を手入力し……。
業務効率の悪さから、改善の必要性を実感していました。
――NADJAを選んだ理由は何ですか?
知り合いに「業務効率化をしたい」と相談したところ、NADJAさんを紹介されました。
早速、オンラインで面談をし、当社の現状を伝えました。
すると、すぐに次の3点を提案してくれました。
1つ目はZoomを使った面談の日程調整の自動化、
2つ目はお客様の連絡先のリスト化、
3つ目は工程管理の自動化です。
工程管理の自動化により漏れがなくなった
――業務改善はどのように進みましたか？
まず、Zoomでの日程調整に関しては、複数のアプリを連携できるプラットフォーム「HubSpot」を使い、こちらから候補日を伝えなくても、お客様が私のウェブ上のカレンダーを見て空いている日時に面談予定を入れられるようにしてくれました。
同時に、Zoomのアドレスが自動的にお客様宛に発行され、お客様のメールアドレスはExcelのスプレッドシートに保存される仕組みもつくってくれました。
これにより、お客様とのメールの頻繁なやり取りやカレンダーへの手入力がなくなったのです。
当時、私は一日に6～7件の面談が入っている状況。
本来であれば、私と、当時事務所に所属していた他二人の行政書士それぞれに秘書が一人ずつ必要な程忙しかったのですが、秘書を雇わなくても仕事がスムーズに進むようになりましたね。
――工程管理の自動化はいかがでしたか？
給付金や補助金の申請には、書類を作成するだけではなく、お客様にも多くの書類を用意していただかなければなりません。
そのため、「申請書の作成」「添付書類の確認」「請求書の作成」などお客様一人ひとりの工程を、Excelシートを使い手入力で管理していました。
ただ、忙しさにより入力漏れが生じていたのです。
こちらも、手続きを進めると自動で進捗が入力される仕組みをつくってもらったので、漏れがなくなり助かりましたね。
業務効率化が進んだ結果引き受けられる案件数が増加
――効率化によって、どんな効果が生まれましたか？
依頼を受けられる数が増加し、その結果、当時は年間200～300件のご依頼に対応できるようになりました。
コロナ禍で営業自粛を求められたり売上が下がったりして困っているお客様が多かったものの、中小企業の場合、社長は現場の仕事をしつつ経営をしているため、なかなか申請にまで手が回りません。
せっかく国が中小企業を助けようと給付金や補助金を用意しているのに使わないのはもったいないですよね。
ご依頼を受けることで、多くのお客様のお役に立ててうれしかったですね。
――印象に残っているお客様はいらっしゃいますか？
北海道で焼き肉店を営んでいたお客様は、酒類の提供禁止や営業時間の短縮を求められ、非常に経営が厳しいと相談がありました。
給付金の申請を代行し、当座の資金が入金されたので、そのお客様はキッチンスタジオの開設やミールキットの販売を開始。
新たな売上の柱が生まれ、会社を存続させることができました。
業務効率化で申請に専念できたからこそ、お客様を助けられてよかったです。
連絡先のリスト化は新たな案件獲得につながる
――他にもNADJAに依頼してよかった点はありますか？
お客様の連絡先を自動的にリスト化してくれたため、最新の給付金や補助金の情報を一斉メールでお伝えでき、新たな依頼にもつながりました。
私が「効率化をしたい」と頼んだ時、私自身どうすればよいのかわからず、今振り返ってみても漠然とした依頼内容だったと思います。
HubSpotと聞いても、イメージがわかない状態でした。
けれども、必要な仕組みをたった2週間でつくってくれたのです。本当に頼もしかったですね。
打ち合わせもウェブ会議で1、2回行っただけなので手間も少なく、費用もこちらの要望に合わせて抑えてくれました。
さらに構築してくれたシステムは使い勝手がよく、NADJAさんから説明を聞いただけで簡単に使うことができました。
満足度は高かったですよ。
――現状について教えてください。
私が現在代表を務めるピンチヒッター行政書士事務所は、不動産投資熱が高まっているフィリピンでの事業などを視野に入れつつ、交通事故に遭われた方の手続き代行などをメインに行っています。
後者はまだ紙を使った申請が多く、業務効率の悪さを感じる場面が多いので、さらに効率化を図って、多くのお客様のお役に立てるように頑張りたいですね。
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