「フローチャートの基本的な考え方～読めるだけでなく作成できるように～」
フローチャートはビジネス戦略やプロジェクト管理において重要なフレームワークです。多くの人が見たことはあっても、実際に自分で作成する機会は少ないのではないでしょうか。この本記事では、フローチャート作成の基本的な考え方やポイントを解説します。
この記事で習得できること
- フローチャートの作成する意義
- フローチャートの基本的な考え方
- フローチャートの効果的な作成ポイント
- フローチャートの良い例と悪い例
フローチャートとは？
フローチャートは、作業やプロセスを視覚的に表現するためのツールです。各ステップを図形で表し、順序や分岐を明確にすることで、業務フローを誰でも理解しやすくなります。
以下のフローチャートは例ですがわかりやすいと思います。それはなぜなんでしょうか？今から確認していきましょう！
まずはフローチャートを作成するメリットを見てみましょう。メリットを知ることで作成意欲が向上します！
メリット
- プロセスの可視化により理解が深まる
- チームメンバー間での共有がしやすい
- ステップごとに問題点の発見がしやすい
- 一連の流れが簡単に把握できる
フローチャートの基本的な考え方
フローチャートの基本的な考え方を確認することでフローチャートを読むときも作成するときも両方で役立ちます！
- 一連の流れは不可逆的に左から右へ
- 処理の担当者が明確になるように
- フローチャートの「文法」
一連の流れは不可逆的に左から右へ
プロセスの流れが分かりやすいようにステップの方向は変わらないようにします
処理の担当者が明確になるように
処理の担当者が分からなければどこを重点的に見ればよいのかわかりません。また、処理の担当者が明確であればプロセスの信頼性も向上します
フローチャートの「記号」
フローチャートにも「記号のルール」のようなものがあります。基本的にフローチャートはこの「記号のルール」に沿って作成されているので自身で作成する際も意識するとよいでしょう。最低限以下の五つの記号を覚えれば大丈夫なので難しくありません！
- 開始/終了記号（楕円形）
- 端子と呼ばれることもある
- プロセスの最初と最後に使われる
- 処理記号（長方形）
- プロセスの工程や処理、業務に使用される
- 分岐記号（ひし形）
- 場合分けや同時進行を表す
- データベース記号（円柱）
- ストレージ上に保管されているデータに使われる
- 書類記号
- 書類の入出力を表す
- レポート、メール、発注書など
効果的な作成ポイント
- 適切な色使いで見やすく
- 詳細は付箋形式でわかりやすく
適切な色使いで見やすく
一般的にプラスな印象のものはグリーン系の色で、マイナスの印象のものはレッド系色で統一します。また、フローチャート内に出てくる人物であったりシステムにもイメージカラーがある場合はその色を使用するのが良いです。人間の色彩感覚は優れています。そのため、色からの情報の重要度は高いです！
詳細は付箋形式でわかりやすく
どうしてもフローチャートだけではプロセスの詳細まで表すことは難しいです。そこで大変便利なのは付箋機能でございます。付箋機能を使用することで条件の詳細を追加したり、プロセスの背景を説明することが出来ます。付箋機能には誰が書いたのかわかる機能も付いているので、多人数でフローチャートを作成する際も役に立つでしょう！
分かりやすいフローチャートの例
上記で説明してきたフローチャートの全体の例となります。参考にしていただくとご自身で作成される時に役に立つかもしれません。一番最初に紹介した例よりも簡易的になっているのでマネしやすいと思います。まずは簡単な例から参考にしていきましょう！
上記で説明してきた悪いフローチャートの例
以下のフローチャートは上記で説明してきた例の守っていない悪い例です。ご自身でフローチャートを作成する際はマネしないようにしましょう。
まとめ
フローチャートを作成するうえでの考え方について本記事では説明してきました。一言でまとめると、フローチャートは自分以外の第三者が初めて見てもプロセスの概要を理解できるようなわかりやすいものが理想です。フローチャートの一連の流れ、図形の使い分け、付箋機能の活用、役割の明確化といったポイントを押さえることで、視覚的で分かりやすいフローチャートが作成できるはずです。
実践することでより良いフローチャートが早く正確に作成できるようになります。
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